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Esta guía completa sobre los principales modelos de licenciamiento de software, con un enfoque particular en productos de Microsoft, sirve para ayudar a profesionales de TI, administradores de sistemas y usuarios finales a tomar decisiones informadas que optimicen costos, garantizan la legalidad y mejoran la gestión operativa.

Las licencias de software otorgan derecho de uso (no propiedad). En Microsoft predominan tres modelos: OEM, Retail y Volumen. La elección tiene implicaciones legales, operativas y económicas.

🔧 OEM: La opción más económica y está diseñada para fabricantes e integradores. Su principal desventaja es que está permanentemente ligada al hardware original (placa base) y no es transferible. Si el equipo se daña, la licencia "muere" con él. El soporte técnico lo proporciona el fabricante del equipo.
📦 Retail: Conocida como "licencia de caja" o FPP, se vende de forma independiente del hardware y está dirigida al consumidor final. Es la más flexible, permitiendo la transferencia a otros equipos (siempre y cuando se use en uno a la vez). Es significativamente más cara que la OEM, pero incluye soporte directo de Microsoft.
🏢 Volumen: Diseñada para organizaciones que necesitan múltiples instalaciones (normalmente 5 o más). Ofrece el mejor costo por unidad a gran escala y la máxima flexibilidad de gestión a través de claves maestras (MAK, KMS) y portales centralizados. El soporte es una combinación de Microsoft y partners.

La decisión correcta depende del contexto, el tamaño de la organización y la necesidad de flexibilidad y gestión.

Comparación de las tres principales modalidades de licenciamiento de software

Comprender estas diferencias es crucial para optimizar costos, garantizar la conformidad legal y diseñar infraestructuras eficientes.

Definiciones y conceptos clave

📜 Licencia de software: Un contrato legal que establece las normas para el uso, distribución e instalación de un software. La licencia no otorga la propiedad del software, sino el derecho a utilizarlo bajo condiciones específicas.
🧩 Licencia OEM (Original Equipment Manufacturer): Licencia destinada a fabricantes de equipos y ensambladores, que se vende preinstalada con un hardware nuevo. Está intrínsecamente ligada al hardware (específicamente a la placa base) y no es transferible.
📦 Licencia Retail (Full Packaged Product - FPP): Licencia vendida de forma independiente del hardware al consumidor final. Se caracteriza por su transferibilidad, lo que permite su reinstalación en diferentes equipos.
🏢 Licencia por Volumen (Open License Program - OLP): Modelo de licenciamiento diseñado para organizaciones que requieren múltiples instalaciones del mismo software. Ofrece gestión centralizada y descuentos por compras a gran escala.

Desarrollo temático

Vinculación y transferibilidad

🔧 OEM: La licencia está permanentemente ligada al hardware específico del equipo en el que se activó por primera vez. No es transferible, por lo que si la placa base se daña, la licencia se pierde.
📦 Retail: Es transferible entre equipos del mismo usuario. Se puede desinstalar de un equipo e instalar en otro, siempre que solo esté activa en un dispositivo a la vez.
🏢 Volumen: La gestión es flexible y las licencias son transferibles dentro de la organización según las políticas internas y el contrato.

Soporte técnico

🏭 OEM: El soporte es responsabilidad del fabricante o vendedor del equipo, no del desarrollador del software (Microsoft).
💬 Retail: El usuario final recibe soporte técnico directo de Microsoft.
🤝 Volumen: El soporte es una combinación de Microsoft y partners especializados.

Precios y costos

💸 OEM: Es la opción más económica para usuarios individuales. Un documento indica que los precios son típicamente 60-70% menores que las licencias Retail.
💳 Retail: Tiene un costo inicial más elevado y es la opción más cara por unidad.
📉 Volumen: Ofrece un costo por unidad más bajo a gran escala debido a los descuentos por volumen y es la opción más económica para organizaciones.

Gestión y activación

🔑 OEM y Retail: Se activan con un código único por instalación. La gestión es individual por equipo y no ofrece control centralizado.
🗂️ Volumen: La gestión es centralizada mediante una única clave maestra (MAK/KMS) y portales corporativos como el Volume Licensing Service Center (VLSC).

Derechos adicionales

↩️ Downgrade: Disponibles en licencias por Volumen. En licencias Retail son limitados, y en OEM no están disponibles.
⬆️ Actualizaciones: Las licencias Retail y por Volumen (con Software Assurance) permiten actualizaciones, mientras que las OEM a menudo requieren una instalación limpia.

Comparaciones y convergencias

Datos, cifras y ejemplos

💸 Precio OEM: Las licencias OEM son típicamente 60-70% más económicas que las licencias Retail para usuarios individuales.
📈 Cantidad Mínima para Volumen: El modelo por Volumen es ideal para empresas que necesitan licenciar más de 5 a 10 equipos.
💻 Ejemplo clásico OEM: Windows 11 Home/Pro preinstalado en un portátil nuevo.
🛒 Ejemplo clásico Retail: La compra de una caja de Microsoft Office o la descarga de Adobe Photoshop desde la web oficial.
🏬 Ejemplo clásico Volumen: Empresa gestionando miles de instalaciones de Office de forma centralizada.

Buenas prácticas, riesgos y limitaciones

Riesgos

⚠️ Riesgos de Licencias OEM: La principal limitación es su falta de flexibilidad y la pérdida de la licencia si el hardware principal falla. Adquirir licencias OEM de forma separada del hardware a precios muy bajos en sitios web puede ser legalmente una "zona gris" en la Unión Europea. Un fallo del Tribunal de Justicia de la UE de 2012 (Caso C-128/11) permitió la reventa de licencias de software usadas, siempre que el primer comprador inutilice el software original.
⚠️ Riesgos de Licencias Retail: Para entornos con muchos equipos, la gestión de múltiples licencias individuales es ineficiente y puede llevar a una duplicación de costos.

Buenas prácticas TI

🗂️ Inventario: Mantener un inventario de licencias y documentación.
🧮 SAM: Utilizar herramientas de gestión de activos de software (SAM) para auditar instalaciones.
🔄 Planificación: Planificar la migración de licencias antes de renovar hardware.
💡 Evaluación: Evaluar los costos a largo plazo y la necesidad de soporte y actualizaciones antes de elegir.

Conclusiones

La elección entre una licencia OEM, Retail o por Volumen no es meramente económica, sino una decisión estratégica que define el soporte, la flexibilidad operativa y el cumplimiento legal a largo plazo.

🔧 OEM: El modelo OEM es la solución más rentable para el usuario individual o para equipos que no se esperan migrar. Su bajo costo es una compensación directa por la falta de transferibilidad y el soporte limitado.
📦 Retail: Retail ofrece la máxima flexibilidad para el usuario final o profesionales que actualizan su hardware frecuentemente. La inversión inicial más alta se justifica por la portabilidad de la licencia y el acceso a soporte directo del desarrollador.
🏢 Volumen: Por Volumen es la única opción viable y eficiente para empresas de cualquier tamaño que buscan una gestión centralizada, un control riguroso, y optimización de costos a escala.

Recomendaciones

🟩 Prioridad 1 (individual/pequeñas oficinas): Para usuarios individuales o pequeñas oficinas con presupuesto limitado: Optar por una licencia OEM si el equipo se compra como un paquete completo y no se tiene previsto actualizar el hardware principal.
🟦 Prioridad 2 (profesionales/entusiastas): Para profesionales o entusiastas que actualizan sus equipos constantemente: Invertir en una licencia Retail. La transferibilidad de la licencia resultará en un ahorro considerable a largo plazo al evitar la compra de una nueva licencia con cada cambio de hardware.
🟨 Prioridad 3 (PyMEs/empresas): Para PyMEs en crecimiento o grandes corporaciones: Implementar un esquema de licencias por Volumen. Esto simplificará la gestión, reducirá el costo por unidad y permitirá un control centralizado de todos los activos de software.

Tabla comparativa de puntos clave

Criterio	Licencia OEM	Licencia Retail	Licencia por Volumen	Síntesis
💵 Precio	Más económica por unidad	Costo más elevado	Más económica a gran escala	El costo unitario disminuye con la escala: OEM < Retail por unidad individual, pero Volumen es más rentable para la empresa.
🔗 Vinculación	Hardware específico (placa base)	Usuario/persona	Organización	La vinculación determina la portabilidad y el tipo de gestión.
🔁 Transferibilidad	No transferible	Transferible (uno a la vez)	Flexible dentro de la organización	El grado de portabilidad es la principal diferencia entre los modelos.
🧰 Soporte	Fabricante/vendedor del equipo	Microsoft directo	Microsoft + partner	El canal de soporte depende del modelo de compra.
🗃️ Gestión	Individual por equipo	Individual por equipo	Centralizada (MAK/KMS)	La gestión centralizada es el principal beneficio del modelo por volumen.
🎯 Usuarios objetivo	Fabricantes, usuarios con presupuesto limitado	Usuarios individuales, pequeñas oficinas	Empresas medianas/grandes, PyMEs en crecimiento	Cada tipo de licencia atiende a un perfil de usuario o empresa específico.

Lista de acciones inmediatas

Antes de comprar software, evaluar si el uso será a corto o largo plazo y si el hardware es propenso a cambios.
Para organizaciones, realizar una auditoría de licencias existentes para entender la necesidad de un modelo de gestión centralizado y evitar costos duplicados.
Para nuevas implementaciones en empresas, investigar contratos de licenciamiento por volumen para determinar umbral de eficiencia y opciones de soporte y mantenimiento.

Glosario

EULA: End-User License Agreement o Contrato de Licencia de Usuario Final.
FPP: Full Packaged Product, otro nombre para las licencias Retail o de caja.
HWID: Hardware ID, identificador único al que se vincula una licencia OEM.
KMS: Key Management Service, servicio de activación centralizada para licencias por volumen.
MAK: Multiple Activation Key, clave maestra para múltiples instalaciones.
OLP: Open License Program, uno de los programas de licencias por volumen.
SaaS: Software as a Service, modelo de suscripción.